PROTECCIÓN DE DATOS
1.- INFORMACIÓN OK GROUP – PROTECCIÓN DE DATOS
Datos Responsable del Tratamiento:
| RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO | OK GROUP* (Para ver las empresas que componen la sociedad consultar la siguiente tabla) |
| DIRECCIÓN POSTAL | GRAN VIA ASIMA 36 PUERTA A 07009 PALMA DE MALLORCA (ILLES BALEARS) |
| DATOS CONTACTO | rgpd@okgroup.es |
*Empresas que componen OK GROUP:
| RAZÓN SOCIAL | CIF |
| OTHMAN KTIRI SERVICIOS CORPORATIVOS SLU | B57893216 |
| OTHMAN KTIRI GROUP, S.L.U. | B57653321 |
| OTHMAN KTIRI RENT A CAR, S.L. | B57334757 |
| OTHMAN KTIRI CARS, S.L.U. | B57334609 |
| OK SMART TECHNOLOGIES, S.L. | B57958076 |
| PREMIUM RENT A CAR 2000, S.L. | B57854168 |
| LOGIC AUTO PALMA, S.L. | B57695710 |
| LOGI AUTO IB, S.L. | B57695728 |
| OK FLEET & CARS, S.L. | B16550600 |
| AMIGO AUTOS RENT A CAR, S.L.U. | B87154654 |
| OTHMAN KTIRI INSURANCES, S.L. | B16517138 |
| OK STORE, S.L.U. | B57965915 |
| OTHMAN KTIRI MADRID, S.L. | B87511135 |
| OK TRANSFER, S.L.U. | B66845678 |
| OK PROPERTIES, S.L. | B16586935 |
| AUTREMENT, S.L. | B57461527 |
| OK EVENTS AGENCY, S.L. | B16589541 |
| LOGIC AUTOMOCION BALEARES, S.L.U. | B57951758 |
| LOOK MALLORCA AGENCY, S.L. | B16634800 |
| OTHMAN KTIRI BARCELONA, S.L. | B66730870 |
| FUNDACIÓN OTHMAN KTIRI | G16567737 |
Datos Delegado de Protección de Datos:
| DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS | PROFESSIONAL GROUP CONVERSIA, S.L.U |
| NIF | B17962655 |
| DIRECCIÓN POSTAL | CALLE ALBASANZ 14, 1ª PLANTA, EDIFICIO VERONA, 28037 MADRID |
| DATOS CONTACTO | dpd.cliente@conversia.es y teléfono 902877192 |
2.- Cláusulas informativas protección de datos
De conformidad con el “Artículo 13 Información que deberá facilitarse cuando los datos personales se obtengan del interesado” del RGPD (UE) 2016/679 cuando tratemos datos de carácter personal deberemos facilitar al interesado una serie de información exigida por la normativa vigente en materia de protección de datos, asimismo esta información requerida viene contemplada en los textos legales que se muestran a continuación, asimismo se menciona a continuación:
- Datos de contacto del responsable.
- En caso de tener un Delegado de Protección de Datos, facilitar los datos de contacto del mismo.
- La base jurídica y finalidad del tratamiento.
- Las categorías de datos personales que se tratarán.
- Los destinatarios en caso de que existan cesiones de datos, además de la intención de OK GROUP de realizar transferencias internacionales.
Además de lo anterior, para garantizar que el tratamiento sea leal y transparente se le proporcionará al afectado, principalmente:
- El plazo de conservación de los datos.
- El derecho a solicitar a OK GROUP el acceso, rectificación o supresión, limitación oposición y portabilidad de los datos. Además, a presentar una reclamación ante la autoridad de control.
- Origen de la que proceden los datos personales en caso de no recabar la información del propio afectado.
La LOPDGDD 3/2018, en el “Artículo 11 Transparencia e información al afectado”, nos da la posibilidad de facilitar esta información con la metodología información por capas.
En la primera capa ofreceremos la información básica que marca la normativa vigente e informaremos de cómo acceder a la segunda capa facilitando el enlace a este apartado web.
La información básica (primera capa) a la que se refiere el apartado anterior deberá contener, al menos:
- a) La identidad del responsable del tratamiento y de su representante, en su caso. b) La finalidad del tratamiento.
- c) La posibilidad de ejercer los derechos establecidos en los Artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679.
Asimismo, en la segunda capa ofreceremos toda la información restante que nos especifica el Artículo 13 del RGPD.
A continuación, se detalla la información que permitirá, a OK GROUP, cumplir con las obligaciones establecidas en los artículos 13 y 11, del RGPD y la LOPDGDD respectivamente:
| Finalidad | Tramitación y gestión del alquiler de vehículos |
| Plazo de conservación | Durante el plazo estrictamente necesario para cumplir con los preceptos mencionados con anterioridad |
| Base legítima | La ejecución del contrato |
| Cesiones | Sus datos serán comunicados en caso de ser necesario a Compañía aseguradora colaboradora con la finalidad de gestionar la póliza de seguros correspondiente. Además, se informa que la base legitimadora de la cesión es la ejecución del contrato |
| Derechos interesado | Acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición/revocación y a presentar reclamaciones ante las autoridades de control, así como otros derechos, a través de rgpd@okgroup.es. |
| Finalidad | Garantizar la seguridad de las personas |
| Plazo de conservación | 1 mes, en cumplimiento de la Instrucción 1/2006 de Videovigilancia |
| Base legítima | El interés público o ejercicio de Poderes Públicos |
| Cesiones | Sus datos serán comunicados en caso de ser necesario a Fuerzas y cuerpos de seguridad y Juzgados y Tribunales con la finalidad de cumplir con las obligaciones establecidas en la normativa aplicable y garantizar la seguridad y protección de las personas. Además, se informa que la base legitimadora de la cesión es el cumplimiento de una ley |
| Derechos interesado | Acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición/revocación y a presentar reclamaciones ante las autoridades de control, así como otros derechos, a través de rgpd@okgroup.es. |
| Finalidad | Captación, registro y tratamiento de datos con finalidades de publicidad y prospección comercial |
| Plazo de conservación | Mientras se mantenga el consentimiento prestado |
| Base legítima | El consentimiento del interesado |
| Derechos interesado | Acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición/revocación y a presentar reclamaciones ante las autoridades de control, así como otros derechos, a través de rgpd@okgroup.es. |
| Finalidad | Gestión y tramitación de las obligaciones y deberes que se deriven del cumplimiento de la normativa a la cual está sujeta la entidad |
| Plazo de conservación | Conservación de las copias de los documentos hasta que prescriban las acciones para reclamarle una posible responsabilidad |
| Base legítima | El cumplimiento de una ley |
| Cesiones | Sus datos serán comunicados en caso de ser necesario a Organismos y/o administración pública con competencia en la materia con la finalidad de cumplir con las obligaciones establecidas en la normativa aplicable. Además, se informa que la base legitimadora de la cesión es el cumplimiento de una ley |
| Derechos interesado | Acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición/revocación y a presentar reclamaciones ante las autoridades de control, así como otros derechos, a través de rgpd@okgroup.es. |
| Gestión administrativa, facturación, contabilidad y obligaciones legales | |
| Finalidad | |
| Plazo de conservación | 5 años, en cumplimiento de la Ley General Tributaria |
| Base legítima | El cumplimiento de una ley |
| Cesiones | Sus datos serán comunicados en caso de ser necesario a Agencia Tributaria, Bancos, Cajas y Organismos y/o administración pública con competencia en la materia con la finalidad de cumplir con las obligaciones tributarias y fiscales establecidas en la normativa aplicable. Además, se informa que la base legitimadora de la cesión es el cumplimiento de una ley |
| Derechos interesado | Acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición/revocación y a presentar reclamaciones ante las autoridades de control, así como otros derechos, a través de rgpd@okgroup.es. |
| Finalidad | Captación, registro y tratamiento de imágenes de las imágenes captadas mediante fotografías y/o videos realizados por la entidad, con la finalidad de potenciar la imagen corporativa y/o promocionar las actividades de la entidad y publicarlas en la página web y/o redes sociales de la entidad |
| Plazo de conservación | Mientras se mantenga el consentimiento prestado |
| Base legítima | El consentimiento del interesado |
| Derechos interesado | Acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición/revocación y a presentar reclamaciones ante las autoridades de control, así como otros derechos, a través de rgpd@okgroup.es. |
| Finalidad | Confección de los contratos laborales de los trabajadores y de los recibos de salario, tramitación de expedientes, liquidación de Seguros Sociales, tramitación con las Mutuas y Organismos correspondientes, retención e ingresos a cuenta del IRPF de los trabajadores y profesionales y cualquier otra actividad propia de la gestión del personal |
| Plazo de conservación | 10 años, en cumplimiento de la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre. Los datos económicos de esta actividad de tratamiento se conservarán al amparo de lo dispuesto en la Legislación Tributaria |
| Base legítima | La ejecución del contrato |
| Cesiones | Sus datos serán comunicados en caso de ser necesario a Seguridad Social, Aseguradoras, Mutuas, Bancos y Cajas con la finalidad de cumplir con las obligaciones de Seguridad Social, tributarias y fiscales establecidas en la normativa aplicable. Además, se informa que la base legitimadora de la cesión es el cumplimiento de una ley |
| Derechos interesado | Acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición/revocación y a presentar reclamaciones ante las autoridades de control, así como otros derechos, a través de rgpd@okgroup.es. |
| Finalidad | Captación, registro y tratamiento de datos de candidatos para finalidades de selección de personal y gestión, análisis y archivo de los currículos de los candidatos |
| Plazo de conservación | 1 año |
| Base legítima | El interés legítimo |
| Derechos interesado | Acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición/revocación y a presentar reclamaciones ante las autoridades de control, así como otros derechos, a través de rgpd@okgroup.es. |
| Atender sus consultas y/o solicitudes e Instalación de cookies | |
| Finalidad | |
| Plazo de conservación | Mientras se mantenga el consentimiento prestado |
| Base legítima | El consentimiento del interesado |
| Derechos interesado | Acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición/revocación y a presentar reclamaciones ante las autoridades de control, así como otros derechos, a través de rgpd@okgroup.es. |
| Finalidad | Registro de horas de inicio, pausa y finalización de la actividad laboral del empleado, el control de acceso a las instalaciones y garantizar su identidad en el acceso |
| Plazo de conservación | Los registros serán conservados durante cuatro años, En cumplimiento de la Ley del Estatuto de los Trabajadores |
| Base legítima | El cumplimiento de una ley |
| Cesiones | Sus datos serán comunicados en caso de ser necesario a Inspección de Trabajo y Seguridad Social con la finalidad de cumplir con las obligaciones establecidas en la normativa aplicable. Además, se informa que la base legitimadora de la cesión es el cumplimiento de una ley |
| Derechos interesado | Acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición/revocación y a presentar reclamaciones ante las autoridades de control, así como otros derechos, a través de rgpd@okgroup.es. |
3.- REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO
De conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos, tal y como establece en el “Artículo 30 Registro de las actividades de tratamiento” del RGPD (UE) 2016/679, OK GROUP y en su caso su representante llevarán un registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad. Dicho registro deberá contener toda la información indicada a continuación:
- El nombre y los datos de contacto de OK GROUP y, en su caso, del corresponsable, del representante de OK GROUP , y de su Delegado de Protección de Datos
- Los fines del tratamiento
- Una descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales
- Las categorías de destinatarios a quienes se han comunicado o se comunicarán los datos personales, incluidos los destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales
- En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país o una organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional – Cuando sea posible:
- Los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos o Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad
La LOPDGDD 3/2018, en el “Artículo 31 Registro de las actividades de tratamiento”, también hace mención a la obligatoriedad de llevar a cabo un registro de las actividades de tratamiento por parte de los responsables y encargados del tratamiento, o en su caso, sus representantes, con toda la información mencionada anteriormente.
En el mismo sentido, en el artículo 31.2, nos indica que los sujetos enumerados en el artículo 77.1 de esta ley orgánica harán público un inventario de sus actividades de tratamiento accesible por medios electrónicos en el que constará la información establecida en el artículo 30 del Reglamento (UE) 2016/679 y su base legal.
Operaciones en condición de Responsable del Tratamiento:
| TRATAMIENTO | USUARIOS WEB |
| Categoría de interesados | Usuarios web |
| Tipología de datos | Datos básicos: Nombre y apellidos, Dirección electrónica, Circunstancias sociales,
Dirección IP |
| Finalidad del tratamiento | Atender sus consultas y/o solicitudes e Instalación de cookies |
| Categorías de destinatarios | No se realizan cesiones de datos. |
| Transferencia internacional | No se realizan transferencias internacionales de datos. |
| Medidas técnicas y organizativas | Previstas en el apartado 8 “Normativa de seguridad” del documento Medidas y Procedimientos |
| Plazos de supresión | Mientras se mantenga el consentimiento prestado. |
| TRATAMIENTO | VIDEOVIGILANCIA |
| Categoría de interesados | Clientes, Empleados, Videovigilancia |
| Tipología de datos | Datos básicos: Imagen o voz |
| Finalidad del tratamiento | Garantizar la seguridad de las personas |
| Categorías de destinatarios | Fuerzas y cuerpos de seguridad y Juzgados y Tribunales |
| Transferencia internacional | No se realizan transferencias internacionales de datos. |
| Medidas técnicas y organizativas | Previstas en el apartado 8 “Normativa de seguridad” del documento Medidas y Procedimientos |
| Plazos de supresión | 1 mes, en cumplimiento de la Instrucción 1/2006 de Videovigilancia. |
| TRATAMIENTO | GESTIÓN DEL ALQUILER DE VEHÍCULOS |
| Categoría de interesados | Clientes |
| Tipología de datos | Datos básicos: Nombre y apellidos, Teléfono, NIF, Dirección postal, Características personales, Dirección electrónica, Firma, Datos económicos o de seguros, carnet de conducir |
| Finalidad del tratamiento | Tramitación y gestión del alquiler de vehículos |
| Categorías de destinatarios | Compañía aseguradora colaboradora |
| Transferencia internacional | No se realizan transferencias internacionales de datos. |
| Medidas técnicas y organizativas | Previstas en el apartado 8 “Normativa de seguridad” del documento Medidas y Procedimientos |
| Plazos de supresión | Durante el plazo estrictamente necesario para cumplir con los preceptos mencionados con anterioridad. |
| TRATAMIENTO | ACCIONES COMERCIALES Y/O ENVÍOS PUBLICITARIOS |
| Categoría de interesados | Clientes, Empleados, Suscriptores, Participantes |
| Tipología de datos | Datos básicos: Nombre y apellidos, Teléfono, Dirección postal, Dirección electrónica, Información comercial |
| Finalidad del tratamiento | Captación, registro y tratamiento de datos con finalidades de publicidad y prospección comercial |
| Categorías de destinatarios | No se realizan cesiones de datos. |
| Transferencia internacional | No se realizan transferencias internacionales de datos. |
| Medidas técnicas y organizativas | Previstas en el apartado 8 “Normativa de seguridad” del documento Medidas y Procedimientos |
| Plazos de supresión | Mientras se mantenga el consentimiento prestado. |
| TRATAMIENTO | GESTIÓN DE NÓMINAS Y CONTRATOS |
| Categoría de interesados | Empleados, Empleados Régimen General, Autónomos, Colaboradores |
| Tipología de datos | Datos básicos: Nombre y apellidos, Teléfono, NIF, Dirección postal, Nº Seguridad Social, Características personales, Datos académicos, Datos profesionales/empleo, Datos económicos o de seguros |
| Finalidad del tratamiento | Confección de los contratos laborales de los trabajadores y de los recibos de salario, tramitación de expedientes, liquidación de Seguros Sociales, tramitación con las Mutuas y Organismos correspondientes, retención e ingresos a cuenta del IRPF de los trabajadores y profesionales y cualquier otra actividad propia de la gestión del personal |
| Categorías de destinatarios | Seguridad Social, Aseguradoras, Mutuas, Bancos y Cajas |
| Transferencia internacional | No se realizan transferencias internacionales de datos. |
| Medidas técnicas y organizativas | Previstas en el apartado 8 “Normativa de seguridad” del documento Medidas y Procedimientos |
| Plazos de supresión | 10 años, en cumplimiento de la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre. Los datos económicos de esta actividad de tratamiento se conservarán al amparo de lo dispuesto en la Legislación Tributaria. |
| TRATAMIENTO | GESTIÓN DE RRHH |
| Categoría de interesados | Empleados, Recursos humanos, Candidatos |
| Tipología de datos | Datos básicos: Nombre y apellidos, Teléfono, NIF, Dirección postal, Características personales, Dirección electrónica, Firma, Datos académicos, Datos profesionales/empleo,
Imagen o voz |
| Finalidad del tratamiento | Captación, registro y tratamiento de datos de candidatos para finalidades de selección de personal y gestión, análisis y archivo de los currículos de los candidatos |
| Categorías de destinatarios | No se realizan cesiones de datos. |
| Transferencia internacional | No se realizan transferencias internacionales de datos. |
| Medidas técnicas y organizativas | Previstas en el apartado 8 “Normativa de seguridad” del documento Medidas y Procedimientos |
| Plazos de supresión | 1 año. |
| TRATAMIENTO | GESTIÓN DEL CUMPLIMIENTO NORMATIVO |
| Categoría de interesados | Clientes, Empleados, Empleados Régimen General, Autónomos, Proveedores, Colaboradores |
| Tipología de datos | Datos básicos: Nombre y apellidos, Teléfono, NIF, Dirección postal, Dirección electrónica, Firma, Datos profesionales/empleo, Datos económicos o de seguros |
| Finalidad del tratamiento | Gestión y tramitación de las obligaciones y deberes que se deriven del cumplimiento de la normativa a la cual está sujeta la entidad |
| Categorías de destinatarios | Organismos y/o administración pública con competencia en la materia |
| Transferencia internacional | No se realizan transferencias internacionales de datos. |
| Medidas técnicas y organizativas | Previstas en el apartado 8 “Normativa de seguridad” del documento Medidas y Procedimientos |
| Plazos de supresión | Conservación de las copias de los documentos hasta que prescriban las acciones para reclamarle una posible responsabilidad. |
| TRATAMIENTO | GESTIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA |
| Categoría de interesados | Clientes, Autónomos, Proveedores, Colaboradores |
| Tipología de datos | Datos básicos: Nombre y apellidos, Teléfono, NIF, Dirección postal, Datos económicos o de seguros |
| Finalidad del tratamiento | Gestión administrativa, facturación, contabilidad y obligaciones legales |
| Categorías de destinatarios | Agencia Tributaria, Bancos, Cajas y Organismos y/o administración pública con competencia en la materia |
| Transferencia internacional | No se realizan transferencias internacionales de datos. |
| Medidas técnicas y organizativas | Previstas en el apartado 8 “Normativa de seguridad” del documento Medidas y Procedimientos |
| Plazos de supresión | 5 años, en cumplimiento de la Ley General Tributaria. |
| TRATAMIENTO | TRATAMIENTO DE IMÁGENES |
| Categoría de interesados | Clientes, Empleados, Participantes |
| Tipología de datos | Datos básicos: Nombre y apellidos, Imagen o voz |
| Finalidad del tratamiento | Captación, registro y tratamiento de imágenes de las imágenes captadas mediante fotografías y/o videos realizados por la entidad, con la finalidad de potenciar la imagen corporativa y/o promocionar las actividades de la entidad y publicarlas en la página web y/o redes sociales de la entidad |
| Categorías de destinatarios | No se realizan cesiones de datos. |
| Transferencia internacional | No se realizan transferencias internacionales de datos. |
| Medidas técnicas y organizativas | Previstas en el apartado 8 “Normativa de seguridad” del documento Medidas y Procedimientos |
| Plazos de supresión | Mientras se mantenga el consentimiento prestado. |
| TRATAMIENTO | CONTROL DE ACCESO Y PRESENCIALIDAD CON SISTEMA DE FICHAJE |
| Categoría de interesados | Empleados |
| Tipología de datos | Datos básicos: Nombre y apellidos
Categoría especial: Datos biométricos |
| Finalidad del tratamiento | Registro de horas de inicio, pausa y finalización de la actividad laboral del empleado, el control de acceso a las instalaciones y garantizar su identidad en el acceso. |
| Categorías de destinatarios | Inspección de Trabajo y Seguridad Social |
| Transferencia internacional | No se realizan transferencias internacionales de datos. |
| Medidas técnicas y organizativas | Previstas en el apartado 8 “Normativa de seguridad” del documento Medidas y Procedimientos |
| Plazos de supresión | Los registros serán conservados durante cuatro años, En cumplimiento de la Ley del Estatuto de los Trabajadores. |